Umsatzsteuer zu berechnen und ans Finanzamt abzuführen ist ein wichtiger Teil der Selbstständigkeit. Die Umsatzsteuer sorgt zunächst einmal für einen (kleinen) bürokratischen Mehraufwand, bietet aber durch den Vorsteuerabzug auch Chancen für Einsparungen.

Was ist die Umsatzsteuer?

Mit der Umsatzsteuer werden — wie der Name schon sagt — die Umsätze eines Unternehmers besteuert (sofern dieser kein Kleinunternehmer) ist.

Bei der Berechnung seiner Leistungen schlägt der Unternehmer die Umsatzsteuer auf die Gesamtsumme seiner Rechnung auf.

Ist der Empfänger der Rechnung ebenfalls Unternehmer, so kann er die Umsatzsteuer als Vorsteuer von seinem Finanzamt zurückfordern.

Die Umsatzsteuer trifft also immer nur den Endverbraucher. Sie wird daher auch oft als indirekte Steuer bezeichnet, die den Konsum belastet.

Der aktuelle Umsatzsteuersatz in Deutschland beträgt 19% bzw. 7% (ermäßigt). Somit ergibt sich für die Berechnung der Umsatzsteuer folgende Formel: Nettobetrag * 0,19

Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich gerne auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Auf vielen Rechnungen ist der Begriff unter seiner Abkürzung MwSt. zu finden. Im deutschen Steuerrecht wird jedoch durchgehend der Begriff Umsatzsteuer verwendet, während sich auf europäischer Ebene der Begriff Mehrwertsteuer durchgesetzt hat.

Unternehmerstatus

Grundsätzlich muss in Deutschland jeder Unternehmer auf seine Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer erheben. Für bestimmte Leistungen — etwa Heilbehandlungen im Bereich der Medizin oder auch Leistungen, die durch Kleinunternehmer erbracht werden — gibt es allerdings Ausnahmen.

Der Begriff des Unternehmers ist dabei bewusst weit ausgelegt. Er umfasst im Prinzip alle Tätigkeiten, die in nachhaltiger und dauerhafter Weise ausgeübt werden, um damit Einnahmen zu erzielen.

Achtung: Im Gegensatz zur Einkommensteuer geht es bei der Umsatzsteuer tatsächlich immer nur um den Umsatz. Das Finanzamt bittet Sie also auch zur Kasse, wenn Sie dauerhaft Verluste einfahren.

Vorsteuerabzug

Der Begriff Vorsteuer bezeichnet die Umsatzsteuer, die der Unternehmer selbst auf eingekaufte Waren und Dienstleistungen zahlen muss. Es heißt Vorsteuer, weil der Unternehmer die Steuer vom Finanzamt zurückerstattet bekommt. Je nach Vereinbarung mit dem jeweiligen Finanzamt kann dies entweder quartalsweise oder monatlich geschehen.

Achtung: Für den Vorsteuerabzug akzeptiert das Finanzamt nur vollständige und korrekte Rechnungen!

Für Unternehmer ist die Umsatzsteuer also nur auf den ersten Blick ein Kostenfaktor. Auf den zweiten Blick entpuppt sie sich als einfacher durchlaufender Posten. Letztendlich bezahlen muss die Umsatzsteuer immer nur der Endverbraucher.

Beispiel: Sie sind selbstständig als Fotograf und haben im Monat Januar eine Rechnung über 1000 Euro zzgl. 190 Euro Umsatzsteuer ausgestellt, welche Ihr Kunde auch umgehend bezahlt hat. Insgesamt haben Sie im Januar also 1190 Euro eingenommen. Im selben Monat haben Sie sich außerdem ein neues Kameraobjektiv für 238 Euro (davon 38 Euro Umsatzsteuer) gekauft, welches Sie für Ihre Arbeit brauchen. Eigentlich müssten Sie jetzt 190 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Weil Sie aber die 38 Euro Umsatzsteuer, die im Preis für das Objektiv enthalten sind, als Vorsteuer geltend machen können, müssen Sie für Januar nur 152 Euro (also 190 Euro minus 38 Euro) Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Kleinunternehmer sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Sie dürfen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und sie auch nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Sie zahlen also die selben Preise wie Endverbraucher und müssen dies in ihrer Kalkulation berücksichtigen.

Formulare

Was die Umsatzsteuer betrifft, müssen Unternehmen seit 2018 grundsätzlich online mit dem Finanzamt kommunizieren. In der Regel wird die offizielle ELSTER-Schnittstelle dafür genutzt.

Für die Nutzung der ELSTER-Übertragung wird ein elektronisches Zertifikat benötigt, das man automatisch erhält, wenn man sich bei ELSTER anmeldet.

Jeder Steuerzahler muss sich nur ein Mal bei ELSTER registrieren. Die Registrierung gilt dann für alle Steuerarten, bei denen eine ELSTER-Übertragung möglich ist.

Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt das einfache Grundprinzip: Eingenommene Umsatzsteuer - abziehbare Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast

Achtung: Ist für einen Anmeldungszeitraum mal keine Umsatzsteuer zu zahlen, muss trotzdem eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden!

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Dies gilt auch für Kleinunternehmer. Speziell für sie gibt es auf dem offiziellen Formular den Teil B — Angaben zur Besteuerung der Kleinunternehmer. Dort muss der Umsatz des Vorjahres und der Umsatz des abgelaufenen Jahres eingetragen werden.

Auf diese Weise kann das Finanzamt immer wieder überprüfen, ob ein Anspruch auf die Kleinunternehmerregelung überhaupt (noch) besteht.

In der Umsatzsteuer-Jahreserklärung müssen alle Umsatz- und Vorsteuerbeträge angegeben werden, die im betreffenden Jahr angefallen sind. In der Praxis weicht die Jahreserklärung meist leicht von den Voranmeldungen ab, da im Nachhinein noch Belege aufgetaucht sind oder unvollständige Angaben korrigiert werden.

Wenn sich aus der Jahreserklärung noch eine Umsatzsteuerschuld ergibt, muss diese innerhalb von einem Monat nach Einreichung der Umsatzsteuererklärung ans Finanzamt überwiesen werden. Die Erklärung selbst muss bis zum 31. Mai des Folgejahres eingereicht werden. Eine Fristverlängerung ist auf Antrag möglich.

Fristen

Wie häufig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden muss, richtet sich grundsätzlich nach der Umsatzsteuer, die im Vorjahr eingenommen wurde.

Umsatzsteuerpflichtige Existenzgründer müssen in den ersten beiden Jahren in jedem Fall monatliche Voranmeldungen abgegeben.

Grundsätzlich gilt:

  • Umsatz im Vorjahr nicht höher als 1000 Euro = Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung
  • Umsatz im Vorjahr nicht höher als 7500 Euro = Abgabe einer quartalsweisen Umsatzsteuererklärung
  • Umsatz im Vorjahr höher als 7500 Euro oder Existenzgründer in den ersten beiden Jahren = Abgabe einer monatlichen Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingehen. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so verlängert sich die Abgabefrist der Anmeldung auf den folgenden Werktag.

Weil diese Frist recht knapp bemessen ist, beantragen viele Unternehmen bei ihrem Finanzamt eine sogenannte Dauerfristverlängerung. Alle Abgabetermine verschieben sich dann um einen Monat nach hinten. Ein einfacher Antrag beim zuständigen Finanzamt reicht und wird in aller Regel auch gewährt.

Achtung: Bei der monatlichen Abgabe ist eine einmalige Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel des Umsatzsteuerbetrages vom Vorjahr zu zahlen. Diese wird im Dezember dann wieder verrechnet.

Soll- und Istversteuerung

Grundsätzlich muss jeder Selbstständige seine Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuern. Das heißt, dass der Selbstständige in dem Moment, in dem er eine Rechnung ausstellt, den darauf anfallenden Umsatzsteuerbetrag auch mit der nächsten Voranmeldung ans Finanzamt abführen muss. Dies wird auch Sollversteuerung oder Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten genannt.

Dass viele Kunden sich mit dem Begleichen ihrer Rechnungen sehr viel Zeit lassen, kann beim Unternehmer schnell zu vorübergehenden Liquiditätsproblemen führen. Denn er muss Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen, die er noch gar nicht eingenommen hat.

Um diesem Problem entgegenzutreten, können Unternehmer bei ihrem Finanzamt die sogenannte Istversteuerung beantragen. Diese wird auch als Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten bezeichnet.

Freiberuflern, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, steht diese Option grundsätzlich offen.

Die Istversteuerung dürfen Sie beantragen, wenn Ihr Vorjahresumsatz nicht über 500.000 Euro lag oder das Finanzamt Sie als Gewerbetreibenden von der Buchführungspflicht befreit hat.

Umsatzsteuersätze

In Deutschland gibt es zwei Umsatzsteuersätze. Der Regelsteuersatz liegt aktuell bei 19 %, der ermäßigte Satz bei 7 %.

Wo genau der ermäßigte Satz greift, ergibt sich aus § 12 UStG.

Waren und Leistungen, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, sind zum Beispiel:

  • Lebensmittel
  • Bücher und Zeitungen
  • Kunstgegenstände
  • Hotelübernachtungen

Das Umsatzsteuergesetz ist geprägt von Ausnahmen und Widersprüchen. So werden zum Beispiel Getränke generell mit 19 % besteuert. Ausnahmen: Mineralwasser und Milch. In der Gastronomie unterliegen Übernachtung und Essen zum Mitnehmen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %, während Speisen, die im Lokal verzehrt werden, mit dem allgemeinen Steuersatz von 19 % besteuert werden.

Umsatzsteuerbefreiung

Als ob das nicht alles schon kompliziert genug wäre, gibt es auch noch Umsätze, die steuerbefreit sind. Neben innergemeinschaftlichen Lieferungen (also innerhalb der EU) und Lieferungen in Länder außerhalb der EU ist hier vor allem die Steuerbefreiung für Heilberufe zu nennen. Dazu zählen unter anderen:

  • Ärzte
  • Zahnärzte
  • Heilpraktiker
  • Physiotherapeuten
  • Krankengymnasten
  • Hebammen

Ob es sich bei einem Beruf um einen Heilberuf handelt, hängt vor allem davon ab, ob eine Zulassung durch die gesetzlichen Krankenkassen vorliegt.

Damit eine Leistung umsatzsteuerbefreit sein kann, muss sie zudem von einem Arzt oder Heilpraktiker verordnet worden sein.

Von der Umsatzsteuer befreit sind außerdem:

  • Umsätze von Bausparkassenvertretern, Versicherungsvertretern und Versicherungsmaklern
  • Umsätze aus dem Verkauf, der Vermietung und der Verpachtung von Grundstücken
  • Umsätze von Finanz- und Kreditvermittlern

Nicht zu verwechseln mit der Umsatzsteuerfreiheit sind die sogenannten nicht steuerbaren Umsätze. Bei diesen Umsätzen findet kein Leistungsaustausch statt; daher fallen sie auch nicht unter das Umsatzsteuerrecht. Die Erstattung von Mahn- und Gerichtskosten oder die Zahlung einer Vertragsstrafe gehören zum Beispiel dazu. Hier darf keine Umsatzsteuer erhoben werden.

Haupt- und Nebenleistungen

Die Frage nach dem richtigen Umsatzsteuersatz stellt sich auch immer wieder bei der Abrechnung unterschiedlicher Leistungen. Grundsätzlich ist hier zwischen Hauptleistung und Nebenleistungen zu unterscheiden.

Eine Nebenleistung liegt immer dann vor, wenn ein Unternehmer neben einer Hauptleistung auch Leistungen erbringt, an denen der Kunde kein eigenständiges Interesse hat.

Bei der Berechnung dieser Leistungen gilt das Prinzip: Die Nebenleistung erhält den gleichen Umsatzsteuersatz wie die Hauptleistung. Erhält also die Hauptleistung den Regelsteuersatz von 19 %, dann gilt dies auch für die Nebenleistung.

Beispiel: Ein Unternehmensberater stellt seinem Kunden neben seinen Beratungsleistungen außerdem Fahrt- und Übernachtungskosten in Rechnung. Da die Hauptleistung die Beratung ist, auf die der Regelsteuersatz von 19 % anzuwenden ist, gilt derselbe Satz nun auch für die Nebenleistungen — und das obwohl Hotelübernachtungen normalerweise mit dem ermäßigten Satz von 7 % abzurechnen wären.

Die Nebenleistung darf für den Empfänger keinen eigenen Zweck entfalten, sondern wird lediglich ausgeführt, um die Hauptleistung des Unternehmers unter optimalen Bedingungen erbringen zu können.

Dabei ist es übrigens egal, ob man Haupt- und Nebenleistungen zusammen oder getrennt abrechnet. Aus steuerlicher Sicht ist dies unerheblich.

Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind im steuerrechtlichen Sinne Ausgaben, die direkt im Namen des Endkunden getätigt werden. Der Selbstständige darf hier nicht als Auftraggeber oder Rechnungsempfänger genannt werden.

Ist die Rechnung auf den Endkunden ausgestellt? Wenn ja, dann handelt es sich um einen durchlaufenden Posten.

Beispiele sind:

  • Gerichtsgebühren, die ein Anwalt für seine Mandanden vorstreckt
  • Gebühren für eine Baugenehmigung, die der Architekt auslegt
  • Porto, das eine Werbeagentur für das Versenden von Werbeprospekten im Namen des Kunden ausgibt

Da durchlaufende Posten nicht zum Unternehmen gehören, dürfen sie auch nicht in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auftauchen. Nur wenn der Kunde die ausgelegten Kosten nicht zahlen kann, dürfen sie als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Achtung: Durchlaufende Posten sind keine Nebenleistungen!

Kleinunternehmerregelung

Unternehmer mit geringem Einkommen können die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Diese ist vor allem für Existenzgründer interessant. Grundlage ist § 19 UStG.

Um als Kleinunternehmer eingestuft zu werden, müssen die folgenden beiden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Vorjahresumsatz darf nicht über 17.500 Euro liegen
  • Im laufenden Jahr dürfen die Einnahmen 50.000 Euro nicht übersteigen

Kleinunternehmer dürfen ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und müssen auch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Im Gegenzug dürfen sie aber auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Kleinerunternehmer sollten ihre Rechnungen mit folgendem Hinweis versehen:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.

Die Vorteile der Kleinunternehmerregelung liegen auf der Hand:

  • Der Selbstständige muss keine monatlichen oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen, sondern nur eine pro Jahr (in der eine Null eingetragen wird)
  • Wenn die Kunden vornehmlich Endverbraucher sind, werden die eigenen Waren und Leistungen günstiger

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann allerdings auch Nachteile mit sich bringen:

  • Sind die eigenen Kunden vornehmlich andere Unternehmen, dann können diese keinen Vorsteuerabzug geltend machen
  • Wenn größere Investitionen wie etwa der Kauf eines Autos anstehen, kann nicht vom Vorsteuerabzug profitiert werden

Selbstständige sollten also genau abwägen, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten oder nicht.

Achtung: Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Anders sieht es aus, wenn der Wechsel aufgrund eines höheren Umsatzes stattgefunden hat. Dann kann man jederzeit zur Kleinunternehmerregelung zurückwechseln, sobald der Umsatz wieder unter die Grenze gesunken ist.

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