Das Schreiben einer Rechnung bildet für Freiberufler und Selbstständige oft den krönenden Abschluss eines Verkaufs oder Auftrags. Welche Vorgaben und Fallstricke es dabei zu beachten gilt, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine gegliederte Aufstellung über die Forderung eines Entgeltes für eine Leistung. Anhand einer Rechnung kann Ihr Schuldner erkennen wie viel er Ihnen zahlen muss.

Wie muss eine Rechnung aussehen?

Es gibt zwar zahlreiche Bestimmungen darüber, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen (siehe auch Pflichtangaben weiter unten).

Für die Optik und den Aufbau gibt es jedoch keine festen Vorgaben. Eine Rechnung muss nicht einmal das Wort Rechnung enthalten, um als solche anerkannt zu werden. Die einzelnen Leistungen müssen auch nicht zwingend in tabellarischer Form aufgelistet werden.

Eine Rechnung muss lediglich in Textform vorliegen, also zum Beispiel ganz klassisch auf Papier oder in digitaler Form, zum Beispiel als PDF.

Pflichtangaben

Um den Zahlungsverkehr zwischen Geschäftspartnern transparenter zu machen, gibt es jedoch auch einige Pflichtangaben, die auf einer Rechnung nicht fehlen dürfen. Diese sind:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
  • Nettoentgelt
  • Minderung des Entgelts (Boni, Skonti oder Rabatte)
  • Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (sofern man nicht nicht Kleinunternehmer ist)
  • Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen

Kleinbetragsrechnungen

Einen Sonderfall bilden die sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro nicht übersteigt, müssen nicht alle oben genannten Pflichtangaben genannt werden, sondern nur die folgenden:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Rechnungsdatum
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Bruttobetrag in einer Summe (Nettobetrag plus Umsatzsteuer)
  • Umsatzsteuersatz
  • Hinweis auf Steuerbefreiung bei steuerfreien Umsätzen

Rechnungsnummer

Die Finanzbehörden schreiben vor, dass eine Rechnungsnummer fortlaufend sein muss, was bei Selbstständigen regelmäßig zu Verwirrung führt. Denn was genau heißt fortlaufend?

Mit der Bezeichnung fortlaufend soll vor allem sichergestellt werden, dass eine Rechnungsnummer einmalig ist. Es bedeutet nicht, dass Rechnungsnummern lückenlos oder der Reihe nach vergeben werden müssen.

Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.
— Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Fassung vom 31.12.2018)

Der Kreativität des Rechnungsstellers sind also kaum Grenzen gesetzt. So können Rechnungsnummern zum Beispiel auch aus dem Rechnungsdatum, einer Jahreszahl, der Kunden-, Geschäftsstellen- oder Ländernummer (bei internationalen Unternehmen) oder einer Kombination dieser Angaben bestehen.

Ein einfaches Beispiel wäre ein Nummernkreis, der aus dem aktuellen Jahr, Monat und Tag sowie einer 2-stelligen Nummer besteht: JJ-MM-TT-NN. Die erste Rechnung im August 2019 könnte dann so aussehen:

19-08-01-01

Wer viele Rechnungen schreibt, der sollte hier grundsätzlich mit einem Rechnungsprogramm arbeiten. Ein gutes Programm automatisiert die Vergabe neuer Rechnungsnummern und stellt sicher, dass jede Nummer nur ein Mal vergeben wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen:

  • Die Rechnungsnummer muss einmalig sein, darf also nicht doppelt vorkommen
  • Die Nummerierung muss auf einem nachvollziehbaren System beruhen
  • Es dürfen Zahlen und Buchstaben und einige wenige Sonderzeichen (wie Bindestriche und Punkte) verwendet werden
  • Die Rechnungsnummer darf mehrere Zahlenreihungen enthalten

Tipp: Wenn Ihre Rechnungsnummern eine Zahlenreihung enthalten und Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden Rückschlüsse über Ihre Umsätze ziehen können, dann starten Sie im Neuen Jahr vielleicht nicht mit 1, sondern mit einer höheren Zahl. Viele Selbstständige machen dies, um ihr Unternehmen größer erscheinen zu lassen. Rechtlich betrachtet gibt es nichts, was dagegen spräche.

Bankverbindung

Die Bankverbindung ist eine freiwillige Angabe. Es macht aber durchaus Sinn sie auf jeder Rechnung anzugeben, wenn man nicht ausschließlich Bargeschäfte abwickelt.

Tipp: Denken Sie daran, Ihre Kunden zu informieren, falls sich Ihre Bankverbindung einmal ändert. Ein fetter Hinweis gleich neben der neuen Bankverbindung wirkt hier oft Wunder, gerade auch wenn regelmäßig mit den Kunden abgerechnet wird und die alte Bankverbindung sich dort bereits in die Prozesse eingeschliffen hat.

Zahlungsziel

Das Zahlungsziel ist eine freiwillige Angabe. Der Rechnungssteller kann dem Rechnungsempfänger damit klarmachen bis wann er das Geld erhalten möchte.

Üblich sind 14 Tage, es kann aber auch eine kürzere, eine längere oder gar keine Frist genannt werden.

Wenn keine Frist genannt wird, dann greift die gesetzliche Zahlungsfrist laut BGB.

Unterschrift

Rechnungen müssen in Deutschland nicht unterschrieben werden!

Sonderregelungen existieren nur für bestimmte Berufsgruppen, wie zum Beispiel Rechtsanwälte und Steuerberater.

Dennoch kann eine Unterschrift oder handschriftliche Grußformel einer Rechnung eine persönliche Note geben und die Wichtigkeit eines Kunden oder Auftrags unterstreichen.

Kleinunternehmer

Selbstständige mit geringen Einnahmen können die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen.

Berechtigt dazu ist, wer im Vorjahr oder Gründungsjahr nicht mehr als 17.500 Euro verdient hat und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro.

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und müssen auch keine ans Finanzamt abführen. Im Gegenzug dürfen sie aber auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Achtung: Wenn Sie freiwillig — oder versehentlich — auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und Ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen, sind Sie für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.

Kleinunternehmer sollten ihre Rechnungen mit folgendem Hinweis versehen:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.

Gutschriften

Gutschriften sind gewissermaßen umgekehrte Rechnungen. Eine Gutschrift wird nicht vom Leistungserbringer ausgestellt, sondern vom Leistungsnehmer.

Die Voraussetzung dafür ist, dass beide Vertragspartner sich darüber einig sind, dass die Leistung als Gutschrift abgerechnet wird.

Für den Auftragnehmer ist eine Gutschrift sehr praktisch, denn er muss keine Rechnung schreiben.

Wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine Gutschrift zulässig:

  • Der Erbringer der Leistung ist zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt (und ist nicht etwa Kleinunternehmer oder Privatperson)
  • Beide Vertragspartner sind sich darüber einig, dass die Leistung als Gutschrift abgerechnet wird
  • Die Gutschrift enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben, die auch eine Rechnung enthalten muss

Anzahlungen

Bei größeren Projekten, die sich über längere Zeiträume erstrecken, können vom Auftragnehmer Anzahlungen und/oder Abschlagszahlungen verlangt werden. (Die Details dazu werden meist in einem Werkvertrag geregelt.)

Da die Leistung bei Ausstellung der ersten Abschlagsrechnung in der Regel jedoch noch nicht stattgefunden hat, darf der Leistungszeitraum auf der Rechnung ausnahmsweise fehlen (obwohl dieser eigentlich eine Pflichtangabe ist).

In der Rechnung muss allerdings schriftlich vermerkt sein, dass es sich um einen Abschlag handelt.

Schlussrechnungen

Die Schlussrechnung folgt auf eine oder mehrere Abschlagsrechnungen. Sie wird ausgestellt, wenn das Projekt oder der Auftrag abgeschlossen ist.

In der Schlussrechnung wird die Gesamtsumme des Auftrags aufgeführt, von der wiederum die bisher geleisteten Abschlagszahlungen abgezogen werden.

Sowohl die gesamte bisher gezahlte Umsatzsteuer als auch die noch zu zahlende Umsatzsteuer müssen hier explizit genannt werden.

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Das gilt sowohl für Rechnungen, die man erstellt hat als auch für Rechnungen, die man bekommen hat.

Man muss also jeweils eine Kopie all dieser Rechnungen aufbewahren. Elektronische Rechnungen müssen digital gespeichert werden.

Tipp: Thermobelege — wie man sie etwa oft bei der Bewirtung im Restaurant erhält — färben in der Regel schnell ab und sind dann nicht mehr gut lesbar. Es empfiehlt sich daher diese spätestens bei der Ablage zu kopieren. Als Steuerpflichtiger können Sie dabei wählen, ob Sie sie einfach kopieren oder stattdessen scannen und auf einem Datenträger speichern wollen. Die Originalrechnung — also die Thermoquitting — muss dabei nicht aufbewahrt werden.

Rechnungskorrektur

Menschen machen Fehler und daher kommt es immer wieder vor, dass eine Rechnung im Nachhinein korrigiert werden muss.

Wenn es sich nur um einen einfachen Tippfehler handelt, dann ist eine Korrektur nicht zwingend erforderlich.

Sollte jedoch eine Pflichtangabe fehlen oder falsch sein, dann muss eine Rechnungsberichtigung erstellt werden.

Eine Rechnungsberichtigung ist ein Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnungsnummer Bezug nimmt und die fehlenden oder falschen Angaben ergänzt. Für Form und Inhalt gelten die gleichen Anforderungen wie für die Ursprungsrechnung.

Um hier Fehler zu vermeiden, ist es in der Praxis oft sinnvoll stattdessen einfach eine neue Rechnung zu erstellen. Halten Sie sich dabei am besten an folgenden Ablauf:

  • Überprüfen Sie, ob es sich bei den Punkten, die der Kunde bemängelt, tatsächlich um Fehler handelt, die korrigiert werden müssen
  • Schreiben Sie eine neue Rechnung, bei der alle Angaben korrekt sind
  • Diese neue Rechnung dürfen Sie unter der alten Rechnungsnummer schreiben
  • Weisen Sie in der neuen Rechnung darauf hin, dass es sich um eine Korrektur handelt

Der folgende Hinweis hat sich in der Praxis bewährt:

Diese Rechnung ersetzt die Rechnung mit der Nummer 19003 vom 07.01.2019. Es ist nicht erforderlich, dass Sie uns die Ursprungsrechnung wieder zurückschicken. Vorsorglich weise ich darauf hin, dass Sie ausschließlich diese Rechnungsausfertigung zum Vorsteuerabzug verwenden dürfen.

Alternativ zum oben genannten Vorgehen können Sie natürlich auch die ursprüngliche Rechnung stornieren und eine neue erstellen. Allerdings sollte auf der neuen Rechnung dann darauf hingewiesen werden, dass die alte Rechnung ungültig und storniert ist.

Mahnungen

Immer wieder kommt es vor, dass Kunden Rechnungen nicht bezahlen können — oder wollen. Dann muss eine Mahnung geschrieben werden. Für die meisten Selbstständigen ist das eine lästige Pflicht.

Damit dies so selten wie möglich geschieht, sollten Ihre Rechnungen immer alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen und zügig nach Leistungserbringung zugestellt werden.

Hilfreich ist auch die Nennung eines Zahlungsziels auf der Rechnung. Denn nach Ablauf des Zahlungsziels gerät der Kunde automatisch in Verzug. Die Erstellung einer Mahnung können wir uns dann sparen.

Elektronische Rechnungen

Immer mehr Rechnungen werden heutzutage nicht mehr per Post sondern als E-Mail-Anhang verschickt.

Elektronische Rechnungen sparen Druck- und Versandkosten und sind schneller beim Kunden, können also in der Regel auch schneller bezahlt werden.

Als elektronische Rechnung gilt:

  • eine per E-Mail versendete Rechnung mit Anhang (zum Beispiel als Word- oder PDF-Datei)
  • eine Rechnung, die mittels eines Download-Links aus dem Web heruntergeladen wird (etwa über BillingEngine)
  • eine Rechnung im Datenträgeraustausch (zum Beispiel via USB-Stick)
  • eine Rechnung per DE-Mail oder E-Post
  • eine Rechnung von einem Computerfax zum anderen

Achtung: Rechnungen, die über ein klassisches Faxgerät empfangen werden, gelten als Papierrechnungen, nicht als elektronische Rechnungen!

Unternehmer dürfen elektronische Rechnungen allerdings nur dann verschicken, wenn der Empfänger dem zugestimmt hat. Verweigert der Empfänger dies (was in der Praxis selten vorkommt), muss der Unternehmer dem Kunden die Rechnung in Papierform zukommen lassen.

Jede elektronische Rechnung muss außerdem lesbar sein und — über die gesetzliche zehnjährige Aufbewahrungsfrist hinweg — auch bleiben. Sorgen Sie also am besten dafür, dass immer eine Version des neuesten PDF-Readers griffbereit ist.

Eine elektronische Signatur oder ein elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) wird von offizieller Seite empfohlen, ist aber kein Muss. In der Praxis wird meist darauf verzichtet.

Rechnungen ins Ausland

Eine Rechnung ins Ausland muss grundsätzlich nach den Formvorschriften des Landes ausgestellt werden, in dem die Leistung erbracht wird.

Für Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind, gibt es dabei zwei Ausnahmen:

  • Wenn ein Unternehmer vom Inland aus einen Umsatz ausführt, für den die Steuer in einem anderen EU-Land vom Leistungsempfänger geschuldet wird, dann sind deutsche Rechnungsvorgaben anzuwenden (siehe auch § 14a Abs. 1 UStG).
  • Werden die Leistungen hingegen per Gutschrift abgerechnet, so ist das Recht des EU-Landes maßgeblich, in dem die Leistung steuerbar ist. Die Gutschrift darf dabei keine Umsatzsteuer enthalten.

Darüber hinaus ist die Frist zur Rechnungsstellung ins Ausland kürzer als bei Leistungen im Inland. Rechnungen müssen spätestens am 15. Tag des Folgemonats nach Leistungserbringung erstellt werden.

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